Mission générale
L’Office Manager est la colonne vertébrale de l’agence et le bras droit administratif et opérationnel.
Il/elle garantit le bon fonctionnement administratif, financier et logistique de la structure, tout en veillant à un cadre de travail fluide, efficace et agréable pour l’ensemble de l’équipe.
Sa mission est de permettre à chacun de se concentrer sur son cœur de métier, en anticipant et en résolvant les problèmes administratifs et pratiques avant qu’ils ne deviennent des freins.
1. Responsabilités administratives et financières
- Suivi des salaires : préparation, vérification, contacts avec le secrétariat social.
- Gestion de la relation avec le cabinet comptable : pièces justificatives, relances, régularisations.
- Suivi des paiements clients et fournisseurs.
- Gestion des notes de frais et remboursements.
- Suivi du respect des timesheets (Harvest), relances et reporting.
- Être en copie et assurer un délai de réponse < 24h pour toutes les demandes liées aux finances et à la comptabilité.
2. Responsabilités logistiques et pratiques
- Gestion du bureau au quotidien : fournitures, ménage, maintenance.
- Suivi et gestion des contrats (Wi-Fi, énergie, etc.).
- Résolution proactive des problèmes pratiques (pannes, clés manquantes, équipements).
- Gestion des espaces communs : veiller à l’ordre, rappeler les règles si nécessaire.
- Coordination des déménagements, aménagements ou travaux.
3. Support aux équipes et culture interne
- Répondre aux questions administratives des collaborateurs (congés, certificats, etc.).
- Accueillir et onboarder les nouvelles recrues (matériel, explications, intégration).
- Suivi des rituels internes : organisation des entretiens biannuels, des lunchs mensuels, proposition et organisation des team buildings.
- Être une personne de confiance, garante d’un climat de travail structuré et bienveillant.
4. Profil recherché
- Expérience de 2 à 3 ans minimum en office management, gestion administrative ou rôle similaire.
- Sens aigu de l’organisation et de la rigueur.
- Proactivité et autonomie : capacité à trouver des solutions rapidement.
- Excellentes compétences relationnelles et diplomatie.
- Capacité à faire preuve de fermeté et à rappeler les règles si nécessaire.
- Aisance avec les outils digitaux (Harvest, Monday, suites bureautiques).
5. Compétences-clés
- Organisation et priorisation.
- Fiabilité et rigueur.
- Proactivité et sens des responsabilités.
- Assertivité et capacité à communiquer clairement.
- Polyvalence (administratif et logistique).
- Esprit d’équipe et intelligence relationnelle.
- Capacité à être le bras droit administratif et opérationnel de la direction.